第一章  总则

第一条 为了加强江西中医药大学教育发展基金会（以下简称：基金会）的档案管理，充分发挥档案资料的作用，根据《中华人民共和国档案法》、《基金会管理条例》、《会计档案管理办法》、《江西中医药大学档案管理办法》等的规定，结合基金会的实际，特制定本办法。

第二条 基金会档案资料分为文书档案资料、项目档案资料、会计档案资料。文书档案资料、项目档案资料、会计档案资料须按年度分别立卷、分类成册。在工作中形成的各种有保存价值的资料，都应按照本办法立卷统一归档。

第三条 会计年度终了形成的会计档案，由会计人员按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案清册。

第四条 基金会秘书处为文件档案资料具体管理部门，负责本办法的具体实施。

指定档案管理人员，做好档案资料的立卷、归档、保管、查阅和销毁等具体管理工作。文书档案资料、项目档案资料、会计文档资料均由基金会临时保存3年，再移交江西中医药大学档案馆归档，严防毁损、散失和泄密。临时保存期间，会计文档资料的保管应符合国家档案管理的有关规定且出纳不得兼管会计档案。

第二章  归档范围及保管期限

第五条 文书档案的归档范围包括：上级机关印发、基金会制发或工作中形成的，具有查考价值的各种文件材料。

第六条 文书档案的归档范围及保管期限具体包括：

1、上级部门下发的工作文件，保存期限长期。

2、会议纪要、记录、会议决定，保存期限长期。

3、规章制度、办法、通报等，保存期限长期。

4、统计报表、调查材料等，保存期限长期。

第七条 项目档案的归档是指与基金会签订的捐赠协议书、捐赠意向书等，保存期限长期。

第八条 会计档案的归档范围及保管期限具体包括：

1、会计凭证：原始凭证、记账凭证及其他会计凭证等，保存期限15年。

2、会计账簿：总账、明细账、日记账及相关辅助账等，保存期限15年。

3、财务会计报告：月、季、年度会计报表、年度工作报告、审计报告等，除年度工作报告、审计报告保存期限永外，其余财务会计报告保存期限15年。

     4、其他会计资料：银行存款余额调节表、银行对账单等，保存期限15年。

第三章  立卷要求

第九条 案卷质量总的要求是：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。

第十条 卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后。会计凭证类按会计凭证编号、月份先后次序分装成册；会计账簿类按年度成本；财务报告类、其他类按年度归类成册。

第十一条 卷内文件材料应按顺序，依次编写页号。

第十二条 按规定的格式逐项填写文件目录，填写的字迹要清楚，卷内文件目录放在卷首。

第十三条 案卷装订。装订前，卷内文件材料要去掉金属物，对破坏的文件材料必须修复，字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷，传真件应保存其复印件。装订应做到整齐、牢固、便于保管和利用。

第四章  保管、移交和销毁

第十四条 应经常保持档案的卫生、整洁，做好防尘、防潮、防虫、防丢失等安全和保密工作，做到收实相符。

第十五条 档案不得借出、不得携带出境。如有特殊需要，会计档案经理事长批准，可以提供查阅、摘抄、复印，并办理登记手续；项目档案的查阅、摘抄、复印等也须经理事长批准，并办理登记手续；文书档案经理事长批准，可以提供查阅、摘抄、复印，并办理登记手续。

第十六条 查阅、摘抄、复印档案须由基金会档案管理人员陪同。

查阅、摘抄、复印人员应当做到:

1、严格遵守保密纪律；

2、不得擅自向他人传播档案内容；

3、不得翻阅、摘抄、复制与查阅内容无关的材料。

第十七条 查阅档案时，严禁在档案上作涂改、圈划、抽换、批注、污损和折皱。发现上述情况应追究当事人责任。

第十八条 档案移交必须填写《江西中医药大学教育发展基金会档案移交清单》；销毁档案必须填写《江西中医药大学教育发展基金会档案销毁清单》。认真履行移交、销毁手续。移交、销毁档案由理事长审批，秘书处专人监交、监销。

第十九条 本制度由江西中医药大学教育发展基金会负责解释。

第十九条 本制度自印发之日起执行。